Dimensionering av en underhållsorganisation

Underhållskonsult Christer Idhammar är Founder and CEO för IDCON INC, ett företag som startades 1972 som Idhammar Konsult AB.
Konsulterna på Idcon är specialister inom management av underhåll, de arbetar med planering och beredning, tillståndskontroll, driftsäkerhet och utbildning inom underhåll. Idcon har även publiserat böcker i tillståndskontroll, planering och beredning, resultatorienterat underhåll samt förebyggande underhåll.
Skicka era synpunkter till info@idcon.com
Läs mer om våra böcker angående förebyggande underhåll, driftsäkerhet och planering

En av de vanligaste frågor  jag får , speciellt från personer som är nya inom underhåll, är. Hur vet jag att vi är rätt dimensionerade inom vår underhållsorganisation?

Många har försökt att hitta det enkla svaret på den  här  frågan. Jag har själv samlat massor av data för att hitta det enkla svaret. T.ex. antal motordrifter, pumpar eller annan vanlig utrustning inom respektive industri, i relation till underhållsstyrkan.

Några anser att underhållsstyrkan skall baseras på uppskattat återanskaffningsvärde. Vanligt är att man påstår att underhållskostnaden skall vara under 2 % av återanskaffningsvärdet och kostnaden för personal är sedan en procentenhet av denna kostnad, ofta 30- 60- % beroende på var i världen anläggningen ligger. Detta är naturligtvis mycket svårt att fastställa eftersom det är osäkert att bedöma återanskaffningsvärdet på äldre anläggningar. Dessutom  varierar underhållskostnaden mella anläggningar, även inom samma företag, mycket beroende på hur regler tillämpas. T.ex. i en del företag anses smörjning vara en driftskostnad i andra en undehållskostnad. Samma sak gäller för utbyte av slitagedelar m.m. En av de största variationerna inkluderar tillämpningen av regler för vad som kan definieras som en underhållskostnad  versus modifieringar och förbättringar som kapitaliseras. Variationen här kan vara mycket stor. För några år sedan jobbade jag med  två konkurrerande företag inom hygienpapper. Det ena företaget hade en underhållskostnad  motsvarande 360 kronor per ton, det andra hade en underhållskostnad motsvarande 700 kronor per ton. Tillverkningskostnaden var ungefär densamma för båda företagen. Företaget med den lägre underhållskostnaden köpte senare det andra företaget. Efter det att det uppköpta företaget  justerat regler för kapitalisering och kostnader hamnade underhållskostnaderna på samma nivå. Kanske det uppköpta företaget kapitaliserade så mycket som möjligt eftersom man visste man kunde bli uppköpta?

Även om Mark Twain påstod att det finns tre sorters lögner, nämligen lögn, förbannad lögn och statistik så har vi ofta framgångsrikt tillämpat statistik för att uppskatta rätt dimensionering för en underhållsorganisation.

Nedanstående tabell visar ett exempel från en underhållsorganisation  med 30 kollektivanställda. År 2006 skar man  ner underhållsstyrkan från 30 till 25 personer. Eftersom inget gjordes för att effektivisera underhållsarbeten så blev naturligtvis följden att övertidstimmar (exemplet är inte från Europa med begränsningar för övertid) och timmar för inköpta tjänster ökade mer och mer år 2006 till 2010.

År 2008 2009 och 2010 hade man fortfarande en stark orderingång samtidigt som produktionstillförlitligheten gick ner. Jag ser liknande exempel om och om igen. Kortsiktigt “sparande” föregår långsiktigt sunt förnuft. 

Totala timmar har gått upp från 70 900 till 89 196.  Nyckeln här är att inte analysera antal anställda  personer utan i stället se på alla underhållstimmar och hur dom fördelas mellan egna betalda timmar, övertid och inköpta tjänster.

I det här fallet beräknades en realistik effektivitetshöjning av 15 % genom de förbättringsinitiativ som var nödvändiga att implementera. Det leder till att 76 000 timmar kommer att behövas i framtiden. Implementeringen och resultat förväntas gradvis inom en period av fyra år. Den naturliga avgången under dessa år är fem  personer eller 10 400 timmar.

Övertid och inköpta tjänster kommer att återgå till en normal nivå på 10% vardera. Det betyder att rätt antal timmar för den egna underhållsavdelningen beräknas till 60 800 eller 29 anställda. Det leder till att fyra personer kommer att nyrekryteras unde fyra år.

Genom att implementera och utföra bättre och bättre underhållsprocesser kommer underhållsavdelningen att dimensioneras rätt i framtiden. Det är det enda beprövade sättet att hitta rätt nivå på en underhållsstyrka.

Hör av er om ni har intresse av att jag besöker er. Mina besök kan ofta kombineras med flera företag. Kontakta info@idcon.com att. Christer Idhammar.
Direkt Tel: +1 919 723 2682. Besök gärna www.idcon.se eller  www.idcon.com  för mer information på Svenska eller Engelska.